Assistant(e) de Direction M/F
Entreprise
Notre client, leader dans l’accompagnement des aînés au Luxembourg, cherche un(e) secrétaire pour sa direction et rejoindre une équipe engagée.
Poste
Sous la responsabilité du Directeur Général, et au sein d’une équipe de deux personnes, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux membres du conseil exécutif. Vous serez en charge de la gestion interne et des relations externes pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des activités quotidiennes des quatre membres de la direction.
Ce poste polyvalent représente un rôle clé dans un établissement publique en pleine évolution.
Vous serez chargé(e) des responsabilités suivantes :
- Élaborer divers rapports et notes d’activité, en respectant les consignes et en assurant leur clarté et conformité
- Rédiger et envoyer des courriers électroniques professionnels
- Gérer le courrier entrant et sortant avec précision
- Préparer/rédigez des comptes rendus de réunions et traduire des documents selon les besoins
- Planifier, coordonner et optimiser de manière proactive les agendas des membres de la direction, en tenant compte des priorités stratégiques et opérationnelles
- Préparer et suivre les réunions (convocations, organisation logistique, documentation, suivi des actions)
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, itinéraires, gestion des imprévus)
- Accueillir les visiteurs (physique ou téléphone), qu’ils soient internes ou externes, avec professionnalisme
- Agir en tant qu’interlocuteur privilégié auprès des partenaires externes : ministères, organismes publics et cabinets spécialisés
- Implémenter un système d’archivage électronique des documents
- Garantir des échanges professionnels efficaces et harmonieux
Profil
- Diplôme de niveau BAC+3 minimum, idéalement dans un domaine littéraire, avec une expérience avérée dans un poste similaire
- Maîtrise parfaite du français
- Connaissance du luxembourgeois (niveau B1 minimum) et de l’allemand, la connaissance de l’anglais constitue un atout supplémentaire
- Solides compétences rédactionnelles et orthographiques
- Bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office) et connaissance d’archivage numérique/digital
- Proactivité, rigueur, organisation et capacité à gérer les priorités
- Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
- Excellentes compétences relationnelles et de communication, permettant d’interagir avec aisance à tous les niveaux
- Discrétion, sens de la confidentialité et flexibilité
Pour plus d’information contactez Amandine au +352 661 401 827
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